¿Tiene debidamente registrados sus pasivos?

El Pasivo es uno de rubros de mayor atención, pues representa las obligaciones presentes de una entidad, surgidas por transacciones o eventos pasados, es decir, ya existe una obligación de pago, y éstas obligaciones deben ser reconocidas dentro de la información contable de la entidad en el período al que corresponden.

Nos limitaremos a comentar sobre las obligaciones que representen un pasivo por proveedores, obligaciones acumuladas, retención de efectivo, cobros por cuenta de terceros y por anticipos de clientes, los cuales son los más comunes en las entidades.

La NIF A-6 nos menciona que el reconocimiento contable de una operación debe cumplir con los siguientes criterios:

a) Provenir de una transacción de la entidad con otras entidades, de transformaciones internas, así como de otros eventos pasados, que la han afectado económicamente.

b) Satisfacer la definición de un elemento de los estados financieros.

c) Ser cuantificable en términos monetarios confiablemente.

d) Estar acorde con su sustancia económica.

e) Ser probable que en un futuro ocurra una obtención o un sacrificio de beneficios económicos, lo que implicará una entrada o salida de recursos económicos.

f) Contribuir a la formación de un juicio valorativo en función a su relevancia que coadyuve a la toma de decisiones económicas.

Una operación debe reunir los seis criterios fundamentales y sólo debe ser reconocida como un elemento de los estados financieros al momento de ser alcanzados todos.

Las reglas particulares para la valuación, presentación y revelación de los pasivos se encuentran definidas en la NIF C-9 Pasivo, Provisiones, Activos y Pasivos Contingentes y Compromisos. Esta NIF C-9 establece lo siguiente:

Pasivo por proveedores

Son pasivos por bienes o servicios que han sido suministrados o recibidos por la entidad, y además han sido objeto de facturación o acuerdo formal con el proveedor.

Los pasivos por proveedores que tienen su origen en la compra de bienes, surgen y se deben reconocer en el momento en que los riesgos y beneficios de los mismos han sido transferidos a la entidad.

Los pasivos por proveedores que tienen su origen en la contratación de servicios, deben registrarse en el momento en que éstos son recibidos por la entidad.

Éstos pasivos deben registrarse deduciendo los descuentos comerciales, pero sin deducir los descuentos por pronto pago, excepto en los casos de que la entidad tenga por norma aprovecharlos regularmente y esté en condiciones de continuar esta política, siempre y cuando aplique este procedimiento de manera uniforme.

Obligaciones acumuladas

Son pasivos por el suministro o recepción de bienes, servicios o beneficios devengados a la fecha del balance, o por impuestos aplicables al periodo terminado en esa fecha.

Deben ser reconocidas con cargo a los resultados de operación. En aquellas situaciones en que no sea posible determinar con exactitud el importe del pasivo, deben registrarse estimaciones, lo más certeras posibles.

Retenciones de efectivo y cobros por cuenta de terceros

Derivadas del cumplimiento de un contrato o de la legislación vigente.

Se deben reconocer en el momento de efectuar la transacción. Algunos ejemplos pueden ser: retenciones efectuadas a los trabajadores derivadas de obligaciones laborales y otros impuestos retenidos.

Anticipos de clientes

Son cobros anticipados a cuenta de futuras ventas de productos o prestación de servicios. Se deben reconocer como pasivos, por el monto de efectivo recibido.

Como se pudo dar cuenta, todas las obligaciones deben ser reconocidas, por lo tanto debe cuidarse el adecuado cumplimiento con Normas de Información Financiera (NIF), para esto recomendamos hacer un “check list” de todas las obligaciones existentes de la entidad a la fecha de los estados financieros, desde las compras a crédito realizadas a fin de año, servicios recibidos y no pagados, los impuestos a cargo de la entidad (retenidos y causados), hasta las obligaciones acumuladas, laborales (vacaciones devengadas, sueldos, gratificaciones, etc.) y operativas (comisiones, regalías, entre otras).

Asegurarse que todos los gastos queden registrados en el ejercicio en el que se generan, es además una forma en la que se estará cuidando también la adecuada deducibilidad fiscal.

Importante mencionar que las normas para el reconocimiento contable de los beneficios que la entidad otorga a sus empleados (por terminación o retiro) se encuentra regulado en la NIF D-3 Beneficios a los Empleados, por lo tanto no debe considerarse incluido en las obligaciones aquí mencionadas.

Atentamente

Kim Quezada
Departamento de Auditoría