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Importancia de utilizar el presupuesto como herramienta de negocio.

Todas las empresas sin importar el tamaño persiguen una serie de objetivos, pero principalmente buscan generar una ganancia para sus propietarios, ganancia que es indispensable planear, para poder estar en condiciones de conocer si la misma es viable.

Una de las herramientas a las que se debe echar mano para este propósito es la elaboración de un presupuesto tanto de ingresos como de egresos.

Debemos entender que el presupuesto es la herramienta que nos permitirá planificar el futuro, y si ya contamos con antecedentes previos, se podrán utilizar como referencia los resultados que se han obtenido en el pasado.

Es por ello que el presupuesto se debe de ver como un plan elaborado por la empresa, considerando las operaciones y recursos con que cuenta, mismo que se debe expresar en términos monetarios, buscando como finalidad que se logren los objetivos establecidos por la administración,  en un periodo determinado de tiempo.

Regularmente se maneja un presupuesto maestro, el cual funge como principal para la empresa, es decir, la columna vertebral para todas las áreas del negocio.

Si consideramos la existencia del presupuesto maestro, podemos identificar que del mismo se desprenden los presupuestos específicos, como lo son:

·         Presupuesto financiero: Este tipo de presupuesto abarca las partidas que integran el balance general, y se conforma de:

o    Presupuesto de tesorería.
o    Presupuesto de inversión.

·       Presupuesto de operación: Este tipo de presupuesto incluye todas las actividades de operación de la empresa, es decir, las partidas que conforman el estado de resultados y se encuentra integrado de:

o    Presupuesto de ventas.
o    Presupuesto de producción.
o    Presupuesto de compras.
o    Presupuesto de gastos.

Información a considerar para realizar un presupuesto

La elaboración de un presupuesto conlleva a que se deba tener un entendimiento claro de lo que son las operaciones de la compañía, toda vez que se trata de una planeación de situaciones que realmente se van a presentar en la empresa, y se trata de determinar un estimado de dichos sucesos futuros, es por ello que, para su elaboración se deben considerar los siguientes puntos:

·         Estimaciones acertadas,  las cuales se pueden elaborar en base a la experiencia y a la información real del pasado, sin dejar de tomar en cuenta las nuevas condiciones económicas que puedan existir en el periodo en el que se estar devengando dicho presupuesto. Esto es muy importante debido a que se corre el riesgo de manejar cifras que puedan estar fuera de la realidad de las circunstancias futuras.

·         Se debe considerar el periodo de tiempo que abarcara el presupuesto, normalmente se hace con una base anual, semestral o trimestral de acuerdo a las necesidades que se tengan.

·        Se deben considerar los datos macroeconómicos como son la inflación, el tipo de cambio, la tasa de interés y otros indicadores aplicables al negocio en particular.

·        Antes de proyectar los ingresos, se deberá definir cuáles serán los objetivos de venta de la empresa, los cuales deben ser alcanzables y que contemplen los nuevos proyectos o productos que se estarán ofertando.

·        Se debe hacer una evaluación de los gastos en los que va a incurrir cada departamento para obtener las ventas presupuestadas. Es importante no olvidar considerar aquellos gastos que son necesarios para la marcha del negocio como son agua, luz, impuestos, seguridad social, vigilancia, etc., y que pueden ir en incremento en la proporción de los incrementos del presupuesto de ingresos.

Para lograr un resultado efectivo en el análisis del comportamiento del negocio, no solo se debe haber preparado el presupuesto correspondiente, si no que se deberá, indistintamente, comparar periódicamente con los resultados reales (regularmente mes con mes) y en caso de existir desviaciones, hacer un análisis de las mismas para conocer que ha estado sucediendo, y si se trata de un error en la estimación del presupuesto, una mala aplicación de los recursos o bien, no se están aprovechando las oportunidades de negocio de manera adecuada.

Ventajas y limitaciones al hacer un presupuesto

Las ventajas de realizar un presupuesto son:

·         Permite a la administración utilizar sus recursos de forma adecuada.
·         Le proporciona a la administración mayor eficiencia en sus operaciones.
·         Ayuda a la administración a logara una buena planeación dentro de la empresa.
·        Le permite a la administración alcanzar los objetivos deseados y mostrar los resultados que se obtienen en poner en práctica lo planeado.
·         Se puede medir de manera estimada, la utilidad  necesaria para que el negocio pueda seguir en marcha sin ninguna dificultad.

Las limitaciones de un presupuesto son:

·         Al estar basado en estimaciones, si estas no se efectúan de manear apropiada, no se podrán alcanzar los beneficios deseados.

·       El presupuesto debe estarse adaptando y actualizando constantemente, para con ello poder logar los objetivos deseados.

·       El presupuesto no se ejecuta en forma automática, por lo que requiere que el personal de la empresa trabaje en forma conjunta para el logro del objetivo del mismo.

Conclusión:

Definitivamente que el presupuesto es una de las herramientas que debe ser imprescindible en todo negocio, toda vez que con ello se podrán ir midiendo de manera adecuada los resultados operativos y financieros, y en caso de comportamiento anormales, se podrán tomar las medidas necesarias para solventar la situación en particular, ayudando a que las decisiones de negocios sean oportunas y en caso de ser necesario, reenfocar el modelo de negocios para un mejor logro de los objetivos.

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