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Nuevo Concepto de Libros Contables y Sociales

Durante mucho tiempo, los estudiosos del derecho fiscal y corporativo nos hemos preguntado cómo deben ser elaborados los libros sociales para brindar certeza jurídica a las operaciones de las sociedades mercantiles que no se requieren  formalizar ante fedatario público. Las autoridades fiscales tenían su propio criterio, los abogados corporativistas y fiscalistas tenían sus puntos de vista, pero no había una definición en la legislación que eliminara esas controversias y estableciera unas reglas uniformes sobre la elaboración de los libros sociales, que además forman parte de la contabilidad de los comerciantes.

Mediante una reciente reforma al Código de Comercio, publicada en el Diario Oficial de la Federación el 7 de abril de 2016, se define que los libros diario y de actas de asamblea se podrán llevar en formato impreso, o en medios electrónicos, ópticos o de cualquier otra tecnología, siempre y cuando, en estos últimos medios se observe lo establecido en la norma oficial mexicana sobre digitalización y conservación de mensajes de datos que para tal efecto emita la Secretaría de Economía.

Sigue señalando la reforma al artículo 34 del Código de Comercio, que tratándose de medios impresos, los libros deberán estar encuadernados, empastados y foliados. La encuadernación de estos libros podrá hacerse a posteriori, dentro de los tres meses siguientes al cierre  del ejercicio.

Así mismo, se permite a los comerciantes realizar la conservación o digitalización de toda o parte de la documentación relacionada con sus negocios, en formato impreso, o en medios electrónicos, ópticos o de cualquier otra tecnología, siempre y cuando, en estos últimos medios, se observe lo establecido en la norma oficial mexicana sobre digitalización y conservación de mensajes de datos que para tal efecto emita la Secretaría de Economía.

De lo anterior, se entiende que toda la documentación comprobatoria de un contribuyente para efectos fiscales podrá ser digitalizada, pero siempre que lleve firma electrónica avanzada y sello digital, como seguramente lo establecerá – entre otras reglas – la norma oficial mexicana que será publicada en un plazo de 360 días posteriores a la entrada en vigor de esta reforma, que ocurrió el pasado 8 de abril de 2016.

Se refuerza además que no se negarán efectos jurídicos, validez o fuerza obligatoria a cualquier tipo de información por la sola razón de que esté contenida en un mensaje de datos (formato digital con medios de seguridad). Por tanto, dichos mensajes podrán ser utilizados como medio probatorio en cualquier diligencia ante autoridad legalmente reconocida, y surtirán los mismos efectos jurídicos que la documentación impresa, siempre y cuando los mensajes de datos se ajusten a las disposiciones del Código de Comercio y a los lineamientos normativos correspondientes.

Por último, la reforma comprende reglas aplicables a los prestadores de servicios de digitalización de documentos, que se complementarán con la norma oficial mexicana cuya publicación se espera en los próximos meses. De manera general, dichas reglas establecen lo siguiente:

a)    En todo caso, los documentos podrán ser digitalizados en el formato que determine el comerciante.

b)    Una vez concluida la digitalización del documento, deberá acompañarse al mismo, así como a cada uno de los anexos que en su caso se generen, la firma electrónica avanzada del comerciante, y del prestador de servicios de certificación que ejecutó las actividades de digitalización, en caso de que así haya sido.

c)    Cuando un prestador de servicios de certificación realice la digitalización de un documento, habrá presunción legal sobre el adecuado cumplimiento de las disposiciones legales y normativas relativas a dicho proceso, salvo prueba en contrario.

d)    La información que en virtud de acuerdos contractuales quede en poder de un prestador de servicios de certificación, se regirá por lo dispuesto en la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares.

La reforma al Código de Comercio abre la puerta a la digitalización de documentos – como actas de asamblea – que antes eran forzosamente de papel, y además expone los requisitos para que los propios libros tradicionales surtan efectos, debiendo éstos ser encuadernados, empastados y foliados a más tardar dentro de los tres meses siguientes a cada ejercicio social.

Si usted en su empresa utiliza libros tradicionales (de papel), dichos libros sigan surtiendo efectos si cumplen con los requisitos de ser encuadernados, empastados y foliados, pero si no cuenta con ellos, le recomendamos que se acerque con un especialista en materia corporativa y fiscal para que actualice su historial corporativo, puesto que la reforma resalta la importancia de esos libros no solamente para efectos mercantiles (entre accionistas o con acreedores de la empresa), sino también para fines fiscales, y la ausencia de ellos se puede sancionar a través de diversos mecanismos fiscales, como lo son: responsabilidad solidaria de socios, accionistas y/o administradores, presunciones de las autoridades fiscales y multas.

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Lic y M.D. Vladia Mucenic Lic y M.D. Vladia Mucenic

Socia del Área de Legal, Licenciatura en Derecho egresada de la Universidad de Bucharest, Rumania. Maestría en Derecho Corporativo Internacional en la Universidad Iberoamericana y Maestría en Impuestos en el Instituto de Especialización para Ejecutivos


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