Los avances tecnológicos nos han llevado a ver con toda naturalidad el tráfico de documentos de manera electrónica. En nuestro país esto ha evolucionado tan rápido, que tiene una serie de efectos en materia financiera y fiscal. Todo esto ha traído consigo una serie de ventajas pero también riesgos que de no ser medidos pueden afectar seriamente las finanzas de la empresa.
Una vez involucrados en el esquema de emisión de Comprobantes Fiscales Digitales(CFD’s), es recomendable explorar algunas modalidades que ofrecen las disposiciones fiscales, para llevar el debido control los mismos, las cuales se comentan brevemente en este comunicado.
En el Código fiscal de la Federación (CFF) se establecen ciertas obligaciones en materia contable que el contribuyente debe cumplir, entre las que destacan las siguientes:
Categoría de los comprobantes en materia fiscal
El artículo 29 del CFF específica que en los casos en que los contribuyentes tengan la obligación de expedir comprobantes fiscales en base lo dispuesto en las leyes fiscales, estos se deberán de emitirlos a través de documentos digitales, es decir CFDI’s:
“Cuando las leyes fiscales establezcan la obligación de expedir comprobantes fiscales por los actos o actividades que realicen o por los ingresos que se perciban, los contribuyentes deberán emitirlos mediante documentos digitales a través de la página de Internet del Servicio de Administración Tributaria. Las personas que adquieran bienes, disfruten de su uso o goce temporal o reciban servicios deberán solicitar el comprobante fiscal digital respectivo”
Así mismo, los contribuyentes que estén obligados a llevar contabilidad deberán cumplir con las reglas de carácter general que emita el SAT para la conservación y resguardo de documentos con FIEL o Sello Digital, como lo es el caso de los CFDI’s, de conformidad con el artículo 30 del CFF:
“Las personas obligadas a llevar contabilidad deberán conservarla en el lugar a que se refiere la fracción III del artículo 28 de este Código a disposición de las autoridades fiscales.
“Los documentos con firma electrónica avanzada o sello digital, deberán conservarse de conformidad con las reglas de carácter general que al efecto emita el Servicio de Administración Tributaria.”
En base a lo anterior, las reglas de carácter general aplicables a la conservación y manejo del CFD, contenidas en la Resolución Miscelánea Fiscal para 2012, publicada en el D.O.F., el día 28 de Diciembre de 2011, indican:
El CFD se debe considerar como parte de la contabilidad de conformidad con el Artículo 28, IV párrafo, del CFF que establece lo siguiente:
”En los casos en que las disposiciones fiscales hagan referencia a la contabilidad, se entenderá que la misma se integra por los sistemas y registros contables a que se refiere la fracción I de este artículo, los papeles de trabajo, registros, cuentas especiales, libros y registros sociales señalados en el párrafo precedente, así como por los comprobantes fiscales o documentación comprobatoria de ingresos y deducciones y, en su caso, las máquinas registradoras de comprobación fiscal, los equipos o sistemas electrónicos de registro fiscal y sus respectivos registros, además de la documentación comprobatoria de los asientos respectivos (CFF-28 penúltimo párrafo)”
¿Cómo se deben conservar?
-Emisores y receptores:
La Regla I.2.7.1.1 (RMF 2012) indica:
“Para los efectos de los artículos 28, cuarto párrafo y 30, cuarto párrafo del CFF, los contribuyentes que emitan y reciban CFDI, deberán almacenarlos en medios magnéticos, ópticos o de cualquier otra tecnología, en su formato electrónico XML.
Por su parte la regla I.2.8.3.1.10 (RMF-2012) establece que los CFD’s se guardarán de conformidad con los mismos criterios establecidos para el CFDI, como se enuncia a continuación:
“Para los efectos de los artículos 28, cuarto párrafo y 30, cuarto párrafo del CFF, los contribuyentes que emitan y reciban los CFD´s a que se refiere la regla I.2.8.3.1.12., deberán almacenarlos en los términos de la regla I.2.7.1.1., debiendo, además, cumplir con los requisitos y especificaciones a que se refieren los rubros I.B y I.C del Anexo 20.debiendo, además de cumplir con los requisitos y especificaciones a que se refieren los rubros I.B y I.C. del Anexo 20 “
Como se puede apreciar, El resguardo de los comprobantes fiscales digitales (CFDI y CFD) debe derealizarse en todo momentoelectrónicamente de conformidad con las disposiciones fiscales antes citadas. Es importante recalcar que la mera conservación del CFD de manera impresa no es suficiente para cumplir con la obligación de conservación de los comprobantes; las disposiciones indican que siempre se debe tener el archivo electrónico XML, como respaldo de la deducción.
Importancia de conservar el archivo XML.
La RMF I.2.8.3.1.10 especifica que los contribuyentes deberán de tener y poner a disposición de las autoridades fiscales, un sistema informático de consulta que permita a estas últimas, localizar los CFD´s expedidos y recibidos, así como la revisión del contenido de los mismos; así como también mantener actualizado el medio electrónico, óptico o de cualquier otra tecnología, durante el plazo que las disposiciones fiscales señalen para la conservación de la contabilidad, así como.
¿Cuánto tiempo se deben conservar los CFD’s?
En términos generales la contabilidad, y en este caso particular, los Comprobantes Fiscales Digitales deberán conservarse durante un plazo mínimo de cinco años, contado a partir de la fecha en la que se presentaron o debieron haberse presentado las declaraciones con ellos relacionadas,de conformidad con el articulo 30 del CFF. Sin embargo, no hay que perder de vista, que éste plazo puede ampliarse para aquellos contribuyentes que no hayan cumplido con ciertas obligaciones fiscales como se especifica en el artículo 67 del mismo Código.
Conclusión
De conformidad con las disposiciones vigentes, es importante aclarar que no es suficiente – para que proceda la deducción – el resguardo de comprobantes fiscales digitales mediante su representación impresa. Se precisa que deben conservarse y exhibirse a requerimiento de la autoridad fiscal el archivo electrónico .XML. Así pues, es de vital importancia que los contribuyentes establezcan medidas internas de control, que aseguren el acopio y conservación de los archivos electrónicos de referencia.
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